L’importanza dell’avvio

Il cliente o potenziale cliente mi contatta perché desidera condividere con me un progetto. I primi incontri di definizione sono i più importanti; la corretta gestione del processo di avvio costituisce il presupposto per un risultato di successo. Per realizzare i desideri delle persone, fondamentale è ascoltare; possiamo cogliere quelle sfumature che ci aiuteranno a dare forma a quanto poi dovremo concretizzare.

Alla base di qualunque progetto c’è e ci deve essere sempre un’idea. A tal proposito ricordo colloqui dove individuare l’obiettivo che sottostava al progetto non era facile, solo perché il cliente stesso non aveva le idee chiare su quanto desiderava sviluppare o dove voleva arrivare. In queste situazioni procediamo per gradi, accompagnando il cliente in un’analisi per chiarire l’idea di partenza utilizzando il metodo Smart. Innanzitutto dobbiamo immedesimarci nella realtà del cliente per capire il contesto in cui bisogna agire e quindi definire il target a cui indirizzarsi. Bisogna considerare ogni singolo input dato dal cliente e analizzarlo attraverso domande precise e mirate. Si deve mantenere sempre l’analisi focalizzata sui pochi punti chiari e selezionare le proposte e le riflessioni da condividere con il cliente, evitando quindi di divagare in mille alternative. Pur guidando il processo, bisogna lasciare sempre che sia il cliente ad arrivare alla definizione dei punti chiave, è fondamentale che senta sua l’idea.

Al contrario, ci sono incontri dove la definizione dell’obiettivo era ben precisa. Un’importante società mi chiese di sviluppare un progetto per i 270 manager provenienti da tutta Italia. L’input strategico indicato era quello di elaborare un evento trattando inconsapevolmente aspetti quali affezione, motivazione e stimolazione. Lavorai quindi alla stesura di un evento ludico per creare una condivisione di senso di appartenenza e divertimento: fargli vivere un’esperienza, meglio ancora, farli partecipi di un’esperienza.

Durante il processo di avvio è bene organizzare una riunione che sancisca poi la partenza formale (start-up) del progetto e dia il via al successivo processo di pianificazione. A tale riunione si dà solitamente il nome di kick-off meeting (KOM) e a essa vengono invitati a partecipare tutti gli attori coinvolti nella definizione del progetto e nella redazione di un documento fondamentale per l’avvio di un progetto definito scheda progetto (project charter).
Tale definizione deve contenere:
– una chiara e misurabile formulazione degli obiettivi del progetto con la loro giustificazione (analisi del contesto e del bisogno dal quale nasce il progetto);
– la definizione e individuazione dei principali stakeholder di progetto;
– i requisiti che soddisfano le esigenze e le aspettative degli stakeholder;
– i risultati intermedi o principali scadenze temporali da rispettare;
– budget;
– aspetti del progetto ritenuti cruciali per la sua riuscita;
– i risultati che il progetto dovrà produrre;
– i criteri di successo del progetto.

D’altronde un progetto è un’impresa complessa, unica e di durata determinata, volta al raggiungimento di un obiettivo prefissato mediante un processo continuo di pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di costi, tempi, qualità.

In conclusione l’avvio è quel processo fondamentale che supporta la definizione e l’approvazione del progetto; in corso d’opera si apporteranno sicuramente dei cambiamenti, senza sacrificare la qualità, mirati al raggiungimento dell’obiettivo e della soddisfazione del cliente.