Le due facce del tempo

Il tempo gioca non uno, bensì due ruoli fondamentali nell’organizzare e gestire progetti.

Il primo è quello della temporaneità: ogni evento ha un momento di inizio e un termine temporale. Un’attenta previsione nell’uso del tempo consente di ottenere il massimo risultato. La gestione dei tempi di progetto ha l’obiettivo di definire, pianificare e controllare la sequenza temporale delle attività di progetto.

Per la fase di schedulazione dei tempi si eseguono i seguenti passi:

– individuazione della data di inizio progetto

– individuazione delle date di inizio e fine di ogni singola attività

– individuazione di possibili punti di controllo intermedi vincolanti la schedulazione generale

– calcolo dei margini di possibili slittamenti di ciascuna attività

– individuazione della data di fine progetto

Anche in fase di realizzazione dell’evento la gestione del tempo è fondamentale; immaginate l’eccessivo dilungarsi di uno speech piuttosto che un inesorabile servizio di ristorazione. Entrambi provocherebbero disagio nel fruitore oltre a un inevitabile discostamento dal planning previsto.

Insisto molto con i miei collaboratori sul tenere costantemente monitorato e controllato il tempo in fase di evento; bisogna in qualunque ambito (registrazione, interventi, ristorazione, ecc.) offrire un servizio attento, puntuale e nei tempi stabiliti: oggi sforare i tempi vuol dire andare a toccare le corde della pazienza degli ospiti.

E poi si aggiunge il tempo in termini atmosferici, nota dolente per gli organizzatori a cui si trovano impotenti.

Nello svolgersi di un evento outdoor l’arrivo di condizioni climatiche avverse, vuol dire gestire una difficoltà. Sarebbe quindi opportuno avere una soluzione alternativa, quello che viene definito “Piano B”.

Ricordo un evento che a pensarci ora mi viene da sorridere, ma quel giorno avrei pianto. Era luglio, cena con servizio di catering per circa 200 ospiti per una serata di charity. Dal primo pomeriggio iniziarono gli allestimenti: palco con service audio e video, disposizione tavoli e sedie, mise en place, ecc. All’improvviso si alzò un po’ di vento e il cielo iniziò ad annuvolarsi. Quelle che erano le previsioni meteorologiche del mattino repentinamente erano cambiate. Telefonai a uno di questi centri meteo con il quale ho un rapporto diretto e mi spiegarono che per un cambio di correnti probabilmente in tarda serata sarebbero potute avvenire delle precipitazioni. Dovemmo dal giardino esterno in breve tempo spostare tutto all’interno di questa villa veneta. Fu una corsa contro il tempo, sia in termini temporali per l’arrivo degli ospiti, sia in termini di meteo per ovviare al possibile temporale. Gli ospiti non si accorsero di nulla perché quando arrivarono gli allestimenti erano già terminati.

A volte il piano B non è possibile e questa è una situazione terribile in cui operare, un rischio da assumersi. Qualche anno addietro, sempre nei mesi estivi, allestimmo per l’intera giornata quella che il giorno dopo sarebbe stato un evento Ristogolf. Sarebbe… perché arrivarono delle perturbazioni estive che non permisero lo svolgimento della gara di golf. Incorremmo anche in un danno economico non indifferente, perché legati contrattualmente a rigide cancellation policy, ma per noi la sicurezza delle persone e la loro partecipazione in serenità ebbero la priorità.

Concludendo, spesso ci capita di dire: ‘Avessi avuto più tempo!’, ‘Ci voleva più tempo!’ e a considerarlo un vincolo, un limite. Il tempo invece, se utilizzato al meglio, può essere una risorsa.