La stretta relazione tra Event e Project Management

Interessandomi al project management ho scoperto che l’organizzazione e la gestione di un evento, in cui si collabora in sinergia con diverse altre realtà e stakeholder dalla fase iniziale a quella conclusiva, rientra propriamente nel concetto di progetto. Il merito di questo mio interesse sulle peculiarità e problematiche del project management va a un collega, il quale mi raccontava i benefici di tali pratiche nell’ambito organizzativo. Incuriosito, ho così iniziato a documentarmi con articoli sul web e altre letture, sino a intraprendere un percorso che mi avrebbe portato alla certificazione come Project Manager secondo la Norma UNI 11648.

Quando la rivista nazionale “Il Project Manager”, nata per diffondere la cultura del project management nei suoi diversi aspetti, mi chiese di scrivere un articolo, mi fece la premessa che l’organizzazione di eventi, sportivi e di altra natura è spesso riportata fra gli ambiti di intervento del project management, ma che sono poche le esperienze riportate e descritte in modo consapevole secondo quest’approccio.

In quell’articolo descrissi, tra le altre cose, anche il change management applicato nel 2020 a Ristogolf, dove decisi di guidare la transizione del progetto e dell’organizzazione a causa della situazione pandemica.

Ma cosa si intende con change management? La necessità di identificare precocemente i cambiamenti e avviare tempestivamente i programmi idonei ad accompagnarli o a contrastarli, da cui la responsabilità di prevedere e varare azioni adeguate a realizzare la transizione e preparare gli stakeholder al nuovo assetto, favorendone l’accettazione del cambiamento. Condivisione di una visione e di una strategia che devono essere costruite, spiegate e accettate come le migliori possibili per l’organizzazione in quella situazione e in quel momento.

Nella Colloi Plus utilizziamo molto le conoscenze legate al project management. A partire dal ciclo di vita del progetto diviso in fasi, che di fatto rappresentano la pianificazione dell’evento: una prima fase di analisi, cui fanno seguito quella della fattibilità, della progettazione e, infine, della realizzazione.

Nel piano di progetto ci avvaliamo di diversi strumenti/tecniche quali:

– work breakdown structure WBS, che rappresenta la scomposizione gerarchica delle diverse attività;

– organization breakdown structure OBS, ovvero la scomposizione della struttura organizzativa così da evidenziare quello che è il team interno e il team esterno oltre ai fornitori;

– matrice RACI, uno strumento che offre una chiara visione della relazione tra la risorsa e la specifica attività;

– reticolo logico, che riproduce la sequenza e la dipendenza delle attività, oltre al critical path method per evidenziare l’inizio e la fine delle attività medesime; 

– diagramma di Gantt, fornisce la rappresentazione grafica temporale con i legami del reticolo logico.

Concludendo, l’organizzazione di eventi offre notevoli opportunità all’applicazione dei concetti e della disciplina del project management, che auspico debba essere sviluppata più ampiamente, per aumentare le opportunità di successo e l’efficienza degli eventi stessi, e con maggiore soddisfazione di tutti gli stakeholder coinvolti.