La collaborazione del team

Lavorare di squadra significa che le persone operano congiuntamente ovvero all’unisono per ottenere il medesimo risultato. Nessuno può operare separatamente se fa parte di un’organizzazione, che è tesa a raggiungere un obiettivo unico. Prendere parte a un’impresa, dare un aiuto, con lo scopo di ottenere insieme e con pari dignità un risultato è lo spirito di collaborazione, che diventa indispensabile nella realizzazione di un evento.

L’imprenditore Henry Ford diceva: “Mettersi insieme è un inizio, rimanere insieme è un progresso, lavorare insieme è un successo.”

Quando insegno agli studenti dell’Istituto Carlo Porta a Milano mi soffermo molto su questo concetto; il successo del progetto non è mai del singolo, ma del gruppo. Anche in uno sport individuale come il golf, da professionista vi assicuro che i risultati si ottengono grazie al lavoro di squadra: il coach, il preparatore atletico, il nutrizionista e il mental coach. 

Tornando agli eventi, l’abilità del meeting & event manager sarà operare nel team con lo spirito di collaborazione che abbiamo citato prima: quindi l’importanza di condividere all’interno del team gli obiettivi.

La collaborazione, oltre che all’interno del team di lavoro, è importante anche con soggetti esterni al team. Mi riferisco, per esempio, alla gestione di eventi in strutture alberghiere di grandi dimensioni, dove collaboriamo con i differenti reparti coinvolti nei servizi necessari all’evento.

Nella mia squadra ho molte collaborazioni storiche, fidelizzate; fornitori con i quali si è instaurato un rapporto di fiducia. Mi avvalgo anche di collaboratori temporali, in base al fabbisogno del progetto. Molto delicati sono spesso i momenti di reclutamento e inserimento di nuove risorse umane nel progetto e del loro successivo rilascio, che vanno gestiti con particolare cura.

Lo specifico contesto delle risorse umane richiede alcune attenzioni particolari nell’impostare con chiarezza i ruoli, le responsabilità e le relazioni fra i componenti della squadra, i livelli di performance necessari e le relative misure ed eventualmente un adeguato piano di formazione e di incentivazione e riconoscimenti.

Occorre creare e mantenere un contesto collaborativo e di coinvolgimento tra il personale impegnato nel progetto, al fine di rafforzare l’impegno nei confronti del progetto stesso e favorire l’integrazione delle competenze.

Il risultato finale e il successo del progetto stesso dipendono dall’adeguatezza della qualità e quantità delle risorse. 

Il saper comunicare è un altro aspetto fondamentale: è necessario che chi comunica (il mittente) si accerti che l’informazione trasmessa giunga al ricevente e sia recepita in modo corretto e completo. Essa non deve risultare implicita, distorta o filtrata da limiti propri dei canali e delle modalità di trasmissione (formale scritta, formale o informale verbale, linguaggio del corpo).

L’efficacia della comunicazione è un fattore critico di successo. A tal proposito, il Project Management Institute ha riscontrato come i progetti svolti da organizzazioni caratterizzate da un’elevata efficacia comunicativa, rispetto agli altri, soddisfino i vincoli di budget e di tempo in oltre il doppio dei casi.

I progetti sono, infatti, sempre più interdisciplinari e alla fase realizzativa partecipano di norma numerosi attori (interni ed esterni all’organizzazione), di differente cultura ed estrazione tecnica, ciascuno dei quali opera svolgendo molteplici attività tra loro correlate da stretti vincoli di interdipendenza di natura logica, fisica e temporale.

Per concludere, nella selezione delle risorse, oltre alle competenze, alle conoscenze e alle esperienze, particolare attenzione va dedicata alle skills personali tese al lavoro in team.